Appel à manifestation d’intêret Ecofridges

Opérateur de reprise pour ECOFRIDGES Sénégal 

L’initiative des réfrigérateurs et des climatiseurs de la CEDEAO (ECOFRIDGES) des gouvernements du Sénégal et du Ghana, de l’initiative United for Efficiency (U4E) du Programme des Nations Unies pour l’environnement, de Basel Agency for Sustainable Energy (BASE) et d’autres partenaires, assurent un financement pour soutenir l’achat de nouveaux produits de refroidissement, la collecte et le recyclage des anciens équipements existants pour le secteur résidentiel. ECOFRIDGES comprend aussi la vérification des performances des produits participants avec des exigences strictes en matière d’efficacité énergétique et de gaz réfrigérant autorisé par la Protocole de Montréal, des recommandations politiques, des campagnes de sensibilisation et du renforcement des capacités. Le projet est soutenu par un financement du Programme d’Efficacité de Refroidissement de Kigali (Kigali Cooling Efficiency Program). 

Cadre organisationnel 

ECOFRIDGES Sénégal recherche au nom du gouvernement du Sénégal un opérateur de reprise expérimenté capable de fournir les services suivants pour les produits approuvés des fournisseurs partenaires du projet ECOFRIDGES au Sénégal : 

● Fournir une application logicielle en ligne qui surveille la chaîne en amont du projet (vente et livraison d’un nouvel appareil éligible) et la logistique en aval de collecte et de traçabilité des déchets des produits en fin de vie soumis au recyclage. 

● Suivre les paiements des fournisseurs agréés qui sont responsables du financement de la reprise des appareils de refroidissement en fin de vie. 

● Faire appel à des prestataires de services agréés pour la collecte, le transport, le traitement et l’élimination des appareils de refroidissement en fin de vie. 

● Préparer des rapports trimestriels de suivi et de vérification. 

Exigences minimales 

L’opérateur de reprise doit répondre aux exigences minimales suivantes : 

● Une organisation de responsabilité des producteurs légalement enregistrée (au Sénégal ou dans un autre pays), un fournisseur de services pour un organisme, ou pour des producteurs individuels d’appareils de refroidissement. 

● Une expérience et capacité éprouvées dans la mise en oeuvre et l’exploitation de systèmes de reprise consistant à gérer la fin de vie des équipements électriques et électroniques (DEEE), de préférence sur des marchés avec des systèmes de responsabilité élargie des producteurs obligatoires pour les DEEE, y compris les réfrigérateurs et les climatiseurs en fin de vie, depuis 2014 ; une expérience dans plus d’un pays est préférable. 

● Une expérience et capacité éprouvées à mettre en oeuvre des solutions de services logistiques et de traitement conformes aux normes environnementales internationales ou aux standards appliqués à la gestion des DEEE. 

● Une Capacité à mettre en oeuvre un système informatique entièrement fonctionnel avec les caractéristiques suivantes : ○ Une application en ligne qui gère la chaîne en amont (« upstream ») du programme ECOFRIDGES Sénégal (vente et livraison d’un nouvel appareil à haute efficacité énergétique) pour faciliter une boucle fermée de remplacement « ancien contre neuf » des appareils vendus dans le cadre du programme. Il doit inclure des codes communs d’identification de produit et de statut, entre autres caractéristiques pertinentes pour une surveillance adéquate du système. 

○ Une Exécution des commandes : réception et enregistrement des demandes de collecte, transmission des demandes de collecte aux fournisseurs, confirmation des dates de collecte, contrôle de la réalisation de l’ordre de collecte des appareils de refroidissement en fin de vie, validation des données et documentation associée de collecte des déchets, enregistrement et documentation de la réception de l’équipement dans l’installation de stockage. L’exécution de la commande sera prise en charge par un centre d’appels géré par l’opérateur de reprise pour résoudre les problèmes opérationnels et accompagner les participants de la chaîne logistique. 

○ Une Gestion de la traçabilité de la chaîne logistique : enregistrer, traiter et livrer toutes les données mises à jour nécessaires au suivi de l’état de chaque appareil tout au long des étapes de la chaîne logistique, de la demande de collecte au stockage final et au traitement dans les usines de recyclage classées (en attente d’autorisation). 

○ Gestion des coûts, de la facturation et de la facturation des prestataires : système informatique opérationnel qui enregistre et traite toutes les données concernant les coûts unitaires et les quantités de services réalisés, et pour établir une facture proforma pour chaque prestataire de service 

○ Une Génération de rapports et de tableaux de bord personnalisés nécessaires pour contrôler et surveiller le rendement du programme de reprise. 

○ Une Capacité de téléchargement de la documentation pertinente sur la gestion des déchets (tickets de poids, documents d’expédition, certificats, photos géo référencées de l’appareil, etc.) et d’autres documents fournissant des preuves supplémentaires de conformité. 

○ Un Portail Internet en ligne, en temps réel, accessible à chaque utilisateur dans le processus et permettant l’exécution de tâches correspondant au profil approuvé de l’utilisateur. 

○ Un Déclenchement des alertes par e-mail lorsqu’une action manque à un participant. 

○ Une Plateforme d’information où l’équipe ECOFRIDGES Sénégal peut publier des informations pertinentes pour les participants. 

Détails de la soumission 

En répondant à cette déclaration d’intérêt, les parties intéressées doivent fournir : 

● Une lettre de motivation avec une brève présentation de votre organisation, y compris le profil de l’entreprise. 

● Une Documentation détaillée / déclarations d’expérience pertinente, expertise dans ce domaine. 

● Une liste de référence client comprenant l’adresse de contact, l’e-mail et le téléphone (au moins trois que nous pouvons contacter). 

Après examen satisfaisant, les documents supplémentaires suivants peuvent également être requis par la suite (les informations reçues seront traitées de manière confidentielle et ne seront pas divulguées en dehors de l’Agence pour l’Economie et la Maîtrise de l’Energie (AEME), la Direction de l’Environnement et des Établissements Classés et U4E) : 

● Les états financiers vérifiés des trois dernières années doivent inclure les actifs (y compris les liquidités), les créances échues et les passifs. 

● Les rapports annuels audités aux autorités environnementales sur la collecte et le traitement des DEEE. 

● Et tout certificat de gestion de la qualité ou de gestion environnementale que détient l’entité.